Clasificacion Jerarquica Documental
CLASIFICACION JERARQUÍA
DOCUMENTAL
1. CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La organización de un archivo responde a una doble
necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental
de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro
lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el
resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el
desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de
los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero
además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada
expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma
que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie
de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene
distinguir:
·
La elaboración de un cuadro
de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y
refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en
definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones,
división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas
por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y,
dentro de éstas,
b) Las series
documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un
mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se
agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
·
La ordenación de
los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado
para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la
clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…)
las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series
constituidas.
·
La instalación
física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas
archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los
documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura
topográfica.
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